Nieuwe coronamaatregelen: wat betekent dat voor de ALV van uw vereniging?

NOVEMBER 2021

Als we het afgelopen anderhalf jaar iets hebben geleerd, is het wel dat niets zeker is. We gingen van volle vergaderzalen naar digitale meetings en vice versa, naar het ‘nieuwe normaal’. In het nieuwe normaal is flexibiliteit geen overbodige luxe. Nu de coronabesmettingen in rap tempo stijgen, zet dat beslissingen (weer) op losse schroeven. Wat betekent dat voor de Algemene Ledenvergadering (ALV) van uw vereniging? Kan dat nog doorgaan en zo ja, hoe faciliteert u het dan?

De nieuwe, strengere maatregelen zoals de anderhalvemeter-regel en een mondkapjesplicht heeft invloed op uw ALV. De wisselende maatregelen vragen wederom om een flinke dosis flexibiliteit en creativiteit. Daarom is het belangrijk dat u nadenkt over de verschillende opties die er zijn om de ALV soepel en volgens de wet te laten verlopen.

U heeft veel keuzes te maken over dat wat het beste is voor de vereniging, en dat wat is toegestaan. We begrijpen dat deze onzekerheid veel vragen oproept. Vragen als:

• Hoe garanderen we een goede opkomst?
• Hoe vinden we draagvlak onder de leden zonder onze plannen face to face toe te lichten?
• Hoe houden we de leden betrokken bij de vereniging zonder ze op een laagdrempelige manier te spreken tijdens de borrel achteraf?

Maar ook:

• Hoe faciliteren we een veilige vergadering om onze leden te beschermen tegen corona?
• Hoe beantwoorden we alle mogelijke vragen van leden?
• Hoe realiseren we een goed georganiseerde en rechtsgeldige vergadering?

Eigenlijk komen deze onzekere vragen samen in één vraag: hoe bereiden we ons zo goed mogelijk voor op alle scenario’s? Het antwoord: hybride vergaderen.

Een hybride vergadering is een combinatie van een fysieke en een online vergadering. Zeker nu, wanneer de maatregelen regelmatig wisselen, heeft een hybride vergadering veel voordelen.

Ten eerste is een hybride vergadering een veilige en flexibele keuze. Kan de ALV door de aangescherpte maatregelen tóch niet fysiek plaatsvinden, dan zijn alle stappen voor een goed georganiseerde online ALV al genomen. Dat betekent dat de vergadering altijd door kan gaan, ongeacht de maatregelen. Dat scheelt veel last minute stress en geregel.

Ook geeft een hybride vergadering vrijheid: de keuzevrijheid maakt de drempel tot deelname lager. Dit kan leiden tot een hogere opkomst dan wanneer leden deze keuze niet hebben.

Daarnaast heeft een hybride vergadering alle voordelen en functionaliteiten van een ‘normale’ offline ALV. Bij een hybride vergadering geregeld door Online-ALV stemmen leden bijvoorbeeld op afstand eenvoudig anoniem mee over de plannen. Ze kijken bovendien mee via een beveiligd platform en praten hier mee via de chat. Een ALV bij Online-ALV is volledig rechtsgeldig, ook niet onbelangrijk.

Tot slot waarborgt deze manier van vergaderen de veiligheid van de leden. Voelen leden zich niet prettig bij een drukke ruimte of kunnen zij hun huis niet uit vanwege een coronabesmetting, dan nemen ze online deel.

Wie de omstandigheden niet kan veranderen, moet slim (en flexibel) zijn!

Wilt u meer weten over het organiseren van een hybride of volledig online ALV? Bekijk hier de verschillende mogelijkheden in uw omgeving. Online-ALV zorgt ervoor dat u veilig, interactief en gemakkelijk vergadert met de leden van uw vereniging. Zo houdt u uw leden betrokken.