Online blijven vergaderen? Mogelijk statutenwijziging nodig!

APRIL 2022

Heeft u de afgelopen tijd ook zo geprofiteerd van het online vergaderen? Het gemak waarmee u met z’n allen kon samenkomen, de grotere opkomst én de eenvoud waarmee stemmingen werden geregistreerd? Grote kans dat u ook in de toekomst van deze voordelen wilt genieten. Maar let op: de mogelijkheid bestaat dat de noodwet op 1 juni vervalt. Dat betekent dat u vanaf dat moment alleen nog online kunt vergaderen als u dit duidelijk in uw statuten heeft opgenomen. Maar hoe zit dat precies en waar moet u zoal op letten?

Hoe zit het ook alweer met de noodwet?

Dankzij deze noodwet is het voor alle verenigingen (tijdelijk) toegestaan om online te vergaderen. Afgelopen week werd duidelijk dat de coronanoodwet opnieuw is verlengd tot 1 juni 2022. Wat er daarna met de wet gebeurt is nog onduidelijk, maar het is in elk geval reden genoeg om alvast de nodige voorbereidingen te treffen. Als de wet komt te vervallen kunt u namelijk alleen nog online vergaderen als u dit duidelijk in uw statuten heeft opgenomen. Heeft uw vereniging dit nog niet statutair vastgelegd? Dan is het verstandig om dit zo snel mogelijk te regelen

Deze zaken moet u regelen…

Maar wat komt er zoal kijken bij het wijzigen van de statuten en zijn er speciale aandachtspunten waar u rekening mee moet houden? Wij vroegen Bart Lever, notaris bij Het Notarieel, het grootste zelfstandige notariskantoor van Nederland met meerdere vestigingen. Hij houdt zich dagelijks bezig met dit soort zaken en weet precies aan welke eisen een statutaire wijziging moet voldoen.

Dit zijn volgens hem de 3 belangrijkste stappen:

Allereerst is het belangrijk dat in de statuten letterlijk is beschreven dat een ALV ook elektronisch kan plaatsvinden. In veel oudere statuten is dat niet geregeld, dus deze passage moet in letterlijke bewoordingen aan de statuten toegevoegd worden.

Ook is het belangrijk dat leden de bevoegdheid krijgen om hun stemrecht uit te oefenen d.m.v. een elektronisch communicatiemiddel. Het lid moet via dat elektronisch communicatiemiddel worden geïdentificeerd en moet de vergadering rechtstreeks en vollédig kunnen bijwonen. Oftewel: hij/zij moet ook echt het stemrecht kunnen uitoefenen via het vergaderplatform. Het is volgens Bart van groot belang dat dit goed is beschreven in de statuten, want alleen dan is het rechtsgeldig.

Volgens Bart is het bijwerken van de statuten meteen het moment om de complete statuten te moderniseren. Zo is er bijvoorbeeld een nieuwe wet die heel belangrijk is voor verenigingen. Het gaat om de ‘Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR)’ – die sinds 2021 in werking is getreden. Deze wet is bedoeld om het toezicht en de kwaliteit van het bestuur te verbeteren. De nieuwe regels en de statuten moeten zoveel mogelijk met elkaar in lijn zijn. Als u de statuten toch gaat wijzigen, is dit meteen hét moment om ook de rest in orde te maken.

Klaar? Dan gaat u naar de notaris

Heeft u alle bovenstaande stappen doorlopen? Dan kunnen de statuten daadwerkelijk worden gewijzigd. Dat moet per notariële akte; dus daarvoor is een bezoekje aan de notaris nodig. We vroegen Bart of hij nog een laatste tip heeft, voordat uw vereniging straks bij de notaris aanklopt. Volgens hem is het met name belangrijk dat u het volgende in acht houdt:

“Voordat u naar de notaris gaat voor de akte, moet u 100% zeker weten dat u de wijzigingsprocedure hebt doorlopen zoals die in de statuten beschreven staat. Dat betekent in de meeste gevallen dat het bestuur een officiële vergadering moet aankondigen, de wijziging moet voorleggen aan de leden en ervoor moet zorgen dat iedereen kennis kan nemen van de wijziging. Daarnaast moet er vaak met een minimaal aantal mensen over gestemd worden.”

Het verschilt volgens Bart per vereniging welke afspraken er zijn gemaakt en wanneer een wijziging dus ook echt ‘rechtsgeldig’ is. Pas als aan alle voorwaarden uit de statuten is voldaan, kan de notaris de wijziging ook daadwerkelijk voor u doorvoeren. Zorg er dus voor dat u precies weet hoe de procedure binnen uw vereniging werkt. Daarmee voorkomt u onnodige vertraging in het wijzigingsproces.

Gaat u zelf met uw statuten aan de slag en kunt u wel wat hulp gebruiken? Het Notarieel helpt u graag verder. Kijk op www.hetnotarieel.nl voor een vestiging bij u in de buurt.

P.S. Is alles geregeld en bent u klaar voor uw eerstvolgende ALV? Leuk! Wij kunnen niet wachten om u hierbij te ondersteunen met ons praktische online platform. Nog niet bekend met ons platform? Check dan snel wat wij voor u kunnen betekenen!