Etiquette online vergaderen? Deze 15 dingen moet u weten.

MAART 2024

Etiquette online vergaderen | Online-ALV

Etiquette voor online vergaderen, bestaat dat? Absoluut! Na twee jaar massaal videobellen en online meeten zijn er verschillende ongeschreven regels ontstaan. En dat is terecht: met deze 15 regels is een vergadering zo fijn en efficiënt mogelijk. Wees eens eerlijk: zijn er bij u ongemerkt gewoontes ingeslopen?

De etiquette van online vergaderen: 15 basisregels

Etiquetteregels kunnen natuurlijk sterk verschillen per online vergadering. Maar na talloze meetings bijgewoond te hebben, zien we toch een paar duidelijke regels steeds terugkomen. Wij zetten ze voor u op een rijtje.

1. Wees op tijd

De drempel om ‘toch nog even snel een kop koffie te pakken’ is bij een online vergadering erg laag, maar doe dat niet. De organisator of voorzitter heeft een planning gemaakt en het is natuurlijk wel zo prettig als deelnemers zich daar ook aan houden.

2. Houd de camera aan

Zo laat u zien dat u aanwezig en toegewijd bent. Met de camera uit komt u ongeïnteresseerd over. Bovendien is het niet fijn voor de spreker om tegen een zwart scherm te praten. Zo kan hij of zij geen non-verbale signalen oppikken.

3. Zorg voor een nette ruimte

Een rommelige stellingkast op de achtergrond? Liever niet. Dat staat slordig en onprofessioneel. Zorg dus dat de ruimte die in beeld komt netjes is en niet afleidt. Op veel online vergaderplatforms kunt u ook een visuele achtergrond instellen die de kamer om u heen wazig maakt.

4. Let op uw kleding

Kleed u naar de gelegenheid. Is het een online vergadering met leden van uw voetbalclub? Dan is een dagelijkse outfit vaak geoorloofd. Spreekt u af met fondsen of donateurs? Zorg dan dat u nette kleding draagt, zoals een blazer of blouse. (En daaronder buiten beeld een trainingsbroek dragen? Dat mag best, vinden wij ;) )

5. Niet eten tijdens de online vergadering

Niets zo vervelend als krakende papiertjes en/of onsmakelijk gesmak. Het leidt bovendien af. Bewaar het eten dus tot na de meeting. Volgens sommigen hoort ook ‘niet drinken tijdens een online vergadering’ bij de etiquette. In de praktijk is dat vaak geen probleem.

6. Zorg voor goede wifi

Test voor de online meeting start alvast uw netwerkverbinding. Zo bent u goed te horen en mist u niets.

7. Zorg voor stilte

Bel, als het even kan, in vanuit een ruimte zonder achtergrondgeluiden. Dat geeft de minste overlast wanneer u spreekt.

8. Houd de microfoon op mute

Over spreken gesproken: houd uw microfoon zo veel mogelijk uit, op ‘mute’ dus. Wanneer veel deelnemers hun microfoon tegelijk aan hebben, kunnen er storingen ontstaan. Bovendien is het dan al snel chaotisch. Unmute dus alleen als u iets in wil brengen.

9. Gebruik de emoticons om uw mening te uiten

Zeker in online vergaderingen met grote groepen is dit een belangrijke etiquetteregel. Wilt u aangeven dat u het met iets eens bent, laat dat dan zien door middel van de emoticons of icoontjes in het platform. Zo verstoort u het geluid en de vergadering niet en geeft u wel uw mening. Dat is ook erg fijn voor de voorzitter.

10. Vraag de beurt

Net als vroeger in de klas. Steek bijvoorbeeld fysiek uw hand op, vraag uw beurt in de chat of geef aan dat u iets wil inbrengen door uw ‘hand op te steken’ met een emoticon. Daar zijn vaak speciale knoppen voor bij online vergaderplatforms.

11. Stel vragen via de chat

Zo kan de moderator (als die er is) u daar verder helpen zonder dat u de vergadering onderbreekt. Bovendien heeft de voorzitter zo alle vragen bij elkaar om ze op een later moment te beantwoorden.

12. Kijk in de camera

Zo laat u zien dat u geïnteresseerd bent en maakt u het contact persoonlijker. Gebruikt u een extra beeldscherm? Wees er dan extra bewust van dat u richting de webcam praat.

13. Houd het scherm stil

Bel dus liever niet in vanaf uw telefoon en zeker niet vanuit de auto of trein. Een bewegend beeld leidt ontzettend af en staat niet erg professioneel.

14. Blijf geconcentreerd

Laat u niet verleiden door social media of iets anders in uw omgeving. Houd uw aandacht bij de meeting. Het is niet prettig voor de host om te zien dat mensen niet meedoen.

15. Doe mee

Wordt er gevraagd om een reactie of mening, geef deze dan. Wordt u ingedeeld in breakout rooms, neem dan actief deel aan het gesprek. De organisator van de online vergadering heeft moeite gestoken in de voorbereidingen en zo laat u zien dat u dat waardeert.

Bonustip voor de etiquette van online vergaderen:

zorg voor een goed platform

Bent u zelf de organisator van de online vergadering? Dan is deze tip onmisbaar. Het vergaderplatform is namelijk allesbepalend voor het verloop van de online vergadering. U kunt gratis online platforms gebruiken, zoals Zoom, maar deze zijn niet altijd even veilig (weet u dit nog?) of gebruiksvriendelijk. Bij Online-ALV faciliteren wij alle online bijeenkomsten via een betrouwbaar en interactief platform. Bovendien kunnen wij u helpen voor en tijdens de vergadering. Bijvoorbeeld bij de techniek, monitoring of enkel bij het gebruik van ons online platform – net wat u nodig heeft! Hier leest u hoe wij u kunnen helpen bij uw volgende online vergadering.

 

Nieuwsgierig hoe dat werkt, zo’n vergadering via Online-ALV? Hier ziet u in een paar video’s meer over de functionaliteiten en handige tips en tricks!