6x tips voor online vergaderen met een grote groep

FEBRUARI 2022

Online vergaderen met een grote groep is een vak apart. Een grote vergadering is al snel chaotisch en interactie is vaak lastig (maar erg belangrijk!). En de mist in gaan terwijl tientallen ogen u aanstaren? Dat wilt u natuurlijk voorkomen. Deze 6 tips (+ een fijne bonustip) voor online vergaderen met een grote groep maken uw volgende videomeeting een groot succes!

Online vergaderen met een grote groep:

met deze 6 tips boekt u succes

Het is duidelijk: een online bijeenkomst met veel deelnemers is lastiger en bovendien best spannend. Maar zoals altijd geldt, is een goed begin al het halve werk. Met deze 6 tips bereidt u zich zo goed mogelijk voor op een online vergadering met een grote groep. Denk aan een brainstorm met collega’s, de Algemene Ledenvergadering van uw tennisvereniging of een bijeenkomst van uw hondenclub.

Het is met veel deelnemers (en waarschijnlijk véél vragen) niet prettig om de verantwoordelijkheid alleen te dragen. Tijdens een online vergadering met een grote groep is het daarom verstandig om de verschillende taken te verdelen. Denk bijvoorbeeld aan deze taken:

• Voorzitter: iemand die anderen het woord geeft, de agenda volgt en het doel van de vergadering in de gaten houdt.
• Time keeper: iemand die zorgt dat de vergadering op schema loopt en de voorzitter af en toe een seintje geeft over de tijd.
• Technische ondersteuning: iemand die helpt bij de techniek, zoals het opstarten van video’s, delen van het scherm en andere technische zaken.
• Gespreksregelaar: iemand die de vragen in de chat volgt en daar beantwoordt.

Door de taken goed te verdelen, zorgt u ervoor dat de structuur van de vergadering wordt bewaakt en het doel scherp blijft.

Online vergaderingen vreten energie. Luisteren en meepraten via een beeldscherm is (bewezen) vermoeiender dan in een fysiek gesprek. Toch is het belangrijk om de energie hoog te houden. Dat zorgt immers voor de beste resultaten en fijnste sfeer. Een onmisbare tip tijdens het online vergaderen met een grote groep is daarom: gebruik energizers. Deze oefeningen doen wonderen tijdens zo’n meeting. Hier vindt u 7 succesvolle energizers voor tijdens een online vergadering.

Tijdens een grote vergadering voelen mensen zich vaak nauwelijks gezien. Het resultaat? Ze zetten de camera uit en gaan ondertussen iets anders doen. Grote kans dat ze maar de helft van de info meekrijgen en weinig bijdragen. Dat is zonde! Maak die drempel daarom zo laag mogelijk. Creeër interactiemomenten, bijvoorbeeld door energizers (zie tip 2) in te lassen of door reacties uit te lokken. Bijvoorbeeld door middel van polls en quizzes (denk aan Kahoot) of in breakout rooms. Sommige platforms (zoals die van Online-ALV) hebben zelfs een ingebouwde stemtool. De resultaten zijn dan ook terug te zien in de notulen.

Dat klinkt streng, maar is uiteindelijk voor alle partijen prettig. Niets zo vervelend als een deelnemer die de microfoon vergeet uit te zetten terwijl de waterkoker pruttelt, toch? Neem daarom aan het begin van de meeting de regels door. Spreek bijvoorbeeld af dat iedereen op mute blijft staan en zodra iemand iets wil inbrengen, diegene dit aangeeft in de chat of door een hand op te steken (fysiek of middels het icoontje). Ons eigen platform is zo ingericht dat de kans op chaos minimaal is: er zijn maar twee personen tegelijk in beeld, waardoor de vergadering altijd goed te volgen is.

Hoe meer deelnemers, hoe minder controle over de veiligheid van het platform. U ziet immers niet snel of er ongenodigden zijn aangeschoven. Daarom is het slim om de vergadering zo goed mogelijk te beveiligen. Bij Online-ALV garanderen wij bijvoorbeeld altijd een beveiligd platform. De gesprekken, maar ook de privacygegevens van de deelnemers, zijn zo goed bewaakt.

Lang niet alle platforms zijn veilig. Wist u bijvoorbeeld dat veel scholen nog altijd een verbod hebben op het gebruik van Zoom?

Om vergaderingen met grote groepen georganiseerd te houden, is het verstandig om casual talk te vermijden. Voor u het weet raakt u met 30 man verzeild in een gesprek over wat er die avond bij iedereen op het menu staat. Toch is het prettig om het informele contact op te zoeken. Zorg daarom dat er een napraatmoment is voor geïnteresseerden, en kondig dat vóór de vergadering alvast aan.

Om te zorgen dat de vergadering probleemloos verloopt, kunt u de organisatie ook uit handen geven. Of de bijeenkomst nu met collega’s, samenwerkingspartners of met de sport- of hobbyclub is: wij van Online-ALV helpen u graag. Wij zorgen dat uw online vergadering van a tot z gefaciliteerd wordt en u alle aandacht kunt besteden aan de inhoud ervan. Heeft u alleen een veilig en gemakkelijk vergaderplatform nodig? Ook dan zit u goed bij ons. Neem een kijkje tussen onze scherpe abonnementen of neem direct (vrijblijvend) contact met ons op.