ONLINE BIJEENKOMSTEN VAN LANDAL MET ONLINE-ALV

APRIL 2021

Online bijeenkomst in eigen platform van Online-ALV

Een fysieke bijeenkomst organiseren zit er momenteel niet in en daarom moest Landal Green Parks een andere oplossing bedenken voor de bijeenkomsten van de Vereniging van Eigenaren. Een gedeelte van de bungalows op de Landal parken is verkocht aan particulieren of investeerders en normaliter komen zij twee keer per jaar fysiek samen voor de VvE bijeenkomst. Hier moest dus een alternatief voor bedacht worden en daarom schakelde Landal de hulp in van Online-ALV.

HET ONLINE-ALV PLATFORM: BETROUWBARE STEMRONDES

Er werd gebruik gemaakt van het online platform Online-ALV.nl, zodat de bijeenkomsten alsnog doorgang konden vinden, maar dan in een online variant. Belangrijk hierbij was dat er betrouwbare stemrondes georganiseerd konden worden met verwerking van volmachten en juiste stemgewichten. Daarnaast moest de privacy van de deelnemers gewaarborgd worden en was een goede samenwerking en voorbereiding belangrijk. Op het hoofdkantoor van Landal Green Parks in Zwolle heeft Online-ALV vervolgens een professionele studio opgebouwd waar in vijf weken tijd 28 succesvolle online algemene ledenvergaderingen hebben plaatsgevonden. Online-ALV heeft het hele proces van begin tot eind gefaciliteerd en in samenwerking met Landal een proces op maat ontwikkeld.

STUDIO OPGEBOUWD OP LOCATIE

De studio was voorzien van tv schermen, meerdere camera’s, lampen en twee professionele technici die op locatie ervoor zorgden dat alles perfect verliep. In de studio stond een grote tafel waar vijf personen aan konden zitten (inclusief 1,5 meter afstand). Iedere spreker werd voorzien van een eigen microfoon voor een uitstekende verstaanbaarheid. Het team van Online-ALV zorgde ervoor dat de opname soepel verliep. Al het contact verliep via één projectmanager. Hierdoor bleven de organisatoren op de hoogte van de technische en secretariële vorderingen en konden zij zich compleet richten op de inhoud van de algemene ledenvergaderingen. Deze projectmanager fungeerde ook als moderator.

De samenwerking was een groot succes en daarom hebben Landal en Online-ALV hun samenwerking verlengd om aan toekomstige projecten te werken. De voorjaar ALV’s staan nu als eerste op de planning. Ondertussen blijft Online-ALV achter de schermen aan het platform en het proces werken om deze nog meer te optimaliseren.

“Ik kan die samenwerking eigenlijk aan iedereen aanbevelen die een bestuursoverleg heeft waar heel veel leden bij elkaar komen. Waar je toch op een hele efficiente manier contact kunt leggen met die leden, zonder dat je elkaar hoeft te zien.” – Theo de Koning-regional director