De wisselende maatregelen vragen wederom om een flinke dosis flexibiliteit en creativiteit. U heeft veel keuzes te maken over dat wat het beste is voor de vereniging, en dat wat is toegestaan. Gaat u online vergaderen, fysiek of toch hybride? Hoe garandeert u een goede opkomst? We begrijpen dat deze onzekerheid veel vragen oproept. Samen het vergaderplatform Online-ALV bent u goed voorbereid op alle scenario’s. Het platform verbindt u als bestuur met uw leden. En dat is belangrijk, want dankzij een goede interactie en betrokkenheid met en tussen de leden blijft uw vereniging actief!

Als we het afgelopen anderhalf jaar iets hebben geleerd, is het wel dat niets zeker is. We gingen van volle vergaderzalen naar digitale meetings en vice versa, naar het ‘nieuwe normaal’. In het nieuwe normaal is flexibiliteit geen overbodige luxe. Nu de coronabesmettingen in rap tempo stijgen, zet dat beslissingen (weer) op losse schroeven. Wat betekent dat voor de Algemene Ledenvergadering (ALV) van uw vereniging? Kan dat nog doorgaan en zo ja, hoe faciliteert u het dan?

De nieuwe, strengere maatregelen zoals de anderhalvemeter-regel en een mondkapjesplicht heeft invloed op uw ALV.  U heeft  veel keuzes te maken over dat wat het beste is voor de vereniging, en dat wat is toegestaan. We begrijpen dat u veel vragen heeft. Vragen als:

• Hoe garanderen we een goede opkomst?
• Op welke manier vinden we draagvlak onder de leden zonder onze plannen face to face toe te lichten?
• Hoe houden we de leden betrokken bij de vereniging zonder ze op een laagdrempelige manier te spreken tijdens de borrel achteraf?

Maar ook:

• Hoe faciliteren we een veilige vergadering om onze leden te beschermen tegen corona?
• Op welke manier realiseren we een goed georganiseerde en interactieve vergadering?
• Hoe beantwoorden we alle mogelijke vragen van leden?

Eigenlijk komen deze onzekere vragen samen in één vraag: hoe bereiden we ons zo goed mogelijk voor op alle scenario’s?
Het antwoord: hybride vergaderen via het platform Online-ALV. 

Online-ALV biedt een online (vergader)platform voor Nederlandse verenigingen en organisaties die hun leden actief willen betrekken bij hun vereniging, en op een compleet, eenvoudige, betaalbare en rechtsgeldige manier hun ALV of andere vergaderingen willen organiseren.

Voor veel verenigingen is het een uitdaging om hun leden actief te betrekken. Dat geldt zowel voor sportclubs als voor branche- en beroepsverenigingen. Iedereen is druk, en het is vaak lastig om de achterban bij elkaar te krijgen voor een vergadering. Reistijd vormt daarbij vaak nog een extra drempel. Voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering, die voor verenigingen verplicht is, is echter wel voldoende opkomst nodig. Een actieve bijdrage van een grote groep leden is tevens belangrijk voor het voortbestaan van de vereniging.

Hybride vergaderen is de toekomst

Wij geloven dat een hybride (vergader)omgeving de betrokkenheid en verbinding binnen verenigingen enorm kan stimuleren. Nu, maar zeker ook in de toekomst. Drempels als reistijd, gebrek aan vervoer en krappe tijdschema’s worden hierdoor weggenomen. Via ons platform is het namelijk eenvoudig om vanuit een kantine, clubgebouw of huis deel te nemen aan de vergadering. Net als in een traditionele vergadering kunnen leden agendapunten inbrengen, hun mening geven en natuurlijk stemmen in de online vergadering. Het slimme systeem registreert nauwkeurig het hele verloop van de online vergadering en waarborgt daarmee de geldigheid van stemmingen. U kunt na de online vergadering eenvoudig een logboek inzien met daarin een verslag o.a. wie wanneer inlogt en een overzicht van de gedane stemmingen.

Hogere opkomst met een online ALV

Verenigingen kunnen ervoor kiezen om de ALV volledig in eigen beheer te organiseren, of met ondersteuning van de medewerkers van Online-ALV. In 2020 hebben we al voor meer dan duizend verenigingen de ALV mogen verzorgen. En de opkomst? Aan een online ALV doen gemiddeld zes keer meer leden mee dan aan een traditionele, fysieke ALV. Kortom, genoeg reden om ermee aan de slag te gaan!

Veilig online vergaderen

We werken volgens de norm van ISO27001 en stellen hoge eisen aan de beveiliging van ons platform. Door middel van zogenaamde two-factor authentication weten we zeker dat alleen genodigden het portaal in kunnen. Het portaal is niet vindbaar zonder de uitnodiging en bevat high-tech beveiligingen om ongewenst meekijken te voorkomen. We steken veel tijd en energie in de doorontwikkeling van ons eigen vergaderplatform. Dat doen we met veel enthousiasme, kennis en gedrevenheid. Zo blijft het platform bijdragen aan de doelen en het voortbestaan van uw vereniging.