Hoe blijft u in contact met sporters en leden?

NOVEMBER 2021

Nu de coronamaatregelen opnieuw zijn aangescherpt speelt bij veel sportverenigingen de vraag: hoe blijven we in contact met onze sporters en leden? Het organiseren van een fysieke bijeenkomst zoals een scholing of ALV blijft ook de komende tijd een uitdaging. Stilzitten is geen optie en daarom zetten steeds meer verenigingen de stap naar een mooi alternatief: het organiseren van een online of hybride bijeenkomst. Maar hoe pakken ze dat aan en werkt het wel écht? Drie sportverenigingen delen hun ervaring!

Tot voor kort organiseerden veel sportbonden en verenigingen hun vergaderingen en bijeenkomsten het liefst live. Maar nu dat niet meer (volledig) lukt, biedt een online of hybride samenkomst een mooi alternatief. Bovendien is het een eenvoudige en laagdrempelige manier om leden van informatie te voorzien én betrokken te houden bij de vereniging. Met een professioneel online platform kan een vergadering áltijd doorgaan, of het nu volledig of gedeeltelijke online (hybride) moet. Of het nu gaat om een bijscholing, een ALV of een spraakmakend event; met het juiste online platform is er ontzettend veel mogelijk…

Toen alle sportverenigingen hun deuren voor onbepaalde tijd moesten sluiten, bleef het bij de Koninklijke Nederlandse Schietsport Associatie eerst een tijdje stil. Maar al gauw besloot de sportbond het heft in eigen hand te nemen. Annemiek Berkvens, communicatie- en promotiemedewerker bij de KNSA, verklaart: “Na de zoveelste verlenging van de sluiting zijn we op zoek gegaan naar een alternatieve manier om in contact te blijven met onze kaderleden en sporters. In samenwerking met een professioneel en gespecialiseerd online platform hebben we toen een bijscholing georganiseerd in webinar-vorm. Dat bleek een schot in de roos, want er deden ruim 200 trainers mee!” Een grote opkomst voor de bond, die normaal gesproken met fysieke scholingen ongeveer 20 personen tegelijk kan uitnodigen. Het platform biedt diverse functies, waarmee de KNSA de fysieke scholingen verrassend goed kan nabootsen. “We lieten een modelschutter voorbeelden geven voor de camera, de deelnemers konden vanuit huis meekijken. Dat werkte supergoed. En een bijkomend voordeel was dat we zo meerdere sporters tegelijk konden bedienen, terwijl dit soort oefeningen bij fysieke trainingen meestal 1 op 1 plaatsvinden.”

Het Nederlands Handbal Verbond schakelde in 2020 ook om naar online. Ilona Kwint is bestuurssecretaris bij de bond en vertelt: “Het was de allereerste keer in de geschiedenis van de handbalbond dat de bondsvergadering niet fysiek plaatsvond. Dat was dus een behoorlijk grote stap voor ons!” Daarom koos de bond bewust voor een online platform dat zich specifiek richt op de ALV én maakten ze gebruik van een projectmanager. Ilona: “De projectmanager lette op elk detail, beantwoordde al onze vragen en gaf waardevolle tips; die ondersteuning konden we goed gebruiken!” De volgende bondsvergadering staat alweer op de planning en zal in hybride vorm plaatsvinden. “We merken dat die behoefte er is bij onze verenigingen en we hebben nu de juiste tools om hierop in te spelen. Bovendien kunnen we met de chat- en stemfuncties álle deelnemers bij de vergadering betrekken, net zoals voorheen”, verklaart Ilona.

Ook bij de Koninklijke Nederlandse Klim- en Bergsport Vereniging kunnen ze erover meepraten. De NKBV organiseerde de Bergsportdag vorig jaar volledig online. Projectcoördinator Elmar Teegelbeckers vertelt: “De Bergsportdag is al jarenlang hét event van het jaar voor ons. In plaats van een dagevent hebben we een divers online weekprogramma bedacht, met onder andere workshops, lezingen en live vragenuurtjes. Sommige workshops namen we onder begeleiding van tevoren op in de studio, maar we hebben ook live vragenuurtjes gedaan, met bijvoorbeeld berggidsen, personal trainers en materiaalexperts achter de webcam. Mede dankzij de professionele ondersteuning pakte het allemaal goed uit!”

Het online succes inspireerde om ook in de toekomst door te gaan met het organiseren van online events. Annemiek: “We hebben geleerd dat de ‘oude manier’ van uitsluitend fysieke bijeenkomsten niet altijd de beste oplossing hoeft te zijn. Online is het bereik nu eenmaal groter; dat biedt kansen. Dat houden we zeker in gedachten bij het organiseren van toekomstige opleidingsactiviteiten.” Ilona beaamt: “De combinatie van fysiek én online vergaderen heeft ons aan het denken gezet over andere vormen om in verbinding te blijven. Er is veel meer mogelijk dan we dachten!”

Gaat u uw ALV online organiseren? Kies dan voor een beveiligd en volledig rechtsgeldig platform dat hier speciaal voor ontworpen is, zodat deelnemers veilig en anoniem hun stem kunnen uitbrengen. Vraag hier een kosteloze demo aan en ontdek de mogelijkheden van het platform zelf!